Идентификация

Документ "Идентификация" является ключевым документом Процессинга БПР, и предназначен для решения целого комплекса задач

Работа с документом "Идентификация" осуществляется только ролью "Идентификатор", с целью выполнения единственной операции – "Идентификация (по мере наличия заданий)".

После того, как новые сканы появились в папке Z:\ДБУ клиенты\[НаименованиеКонтрагента \Процессинг\Нераспознанные процессингом, формируются напоминания о необходимости обработать документы.

Оповещение о необходимости идентификации новых документов

Задания на идентификацию сотрудники Общей группы видят в Мониторе необработанных документов (Извещения из баз клиентов).

В Мониторе отображаются задачи, с видом напоминания "Не распознано в папке "Электронные документы"" для роли Идентификатор (в колонке "Бухгалтер" указан ответственный сотрудник).

Открыть базу клиента можно выделив нужного контрагента и нажав кнопку "Открыть базу клиента".

Начало процедуры Идентификации

В базе Клиента необходимо выбрать раздел "Процессинг" - документ "Идентификация"

Откроется список документов "Идентификация". Документ "Идентификация" показывает перечень всех документов, с которыми работал идентификатор за один подход. В одну идентификацию можно внести любое количество документов разных видов. В день можно сделать любое количество идентификаций. Правильнее создавать один документ "Идентификация" на все документы, которые на данный момент не разобраны. Но строгих ограничений нет.

Создание новой Идентификации

Добавить новый документ можно нажав на кнопку "Создать" или воспользовавшись горячей клавишей на клавиатуре (Insert).

Ввод данных по документу

Каждый первичный документ должен быть проанализирован идентификатором путем внесения данных в документ "Идентификация". Для этого необходимо внести все известные данные из первичного документа.

Чем больше данных внесено, тем точнее будет поиск среди уже имеющихся в базе 1С документов.

Добавить новую строку в Идентификации можно нажав на кнопку "Добавить" или воспользовавшись горячей клавишей на клавиатуре (Insert).

Есть правила соответствия: какой первичный (бумажный) документ соответствует какому виду документа 1С (например, "товарная накладная" = "поступление товаров и услуг"). Какие основные виды документов вводятся через идентификацию, указано в Таблице "Виды документов".

№ п/п	Документы с бумаги	Вид в идентификации	Дополнительно
1.	Поступление товаров и услуг
1.1.	Акт/тн вх (без НДС)	Поступление товаров и услуг без НДС/с НДС ( если выделен)
1.2.	Закупочный акт (поставщик физ.лицо)
1.3.	Спецификация полиса/полис страхования
1.4.	Любой документ (не типовой акт, накладная и т.п.), отвечающий критериям первичной документации и содержащий подписантов с обеих сторон
1.5.	Акт с физ.лицом		В нераспознанные
1.6.	Акт/тн вх (с НДС) + доверенность	Поступление товаров и услуг (если компания на УСН, иностранное представ.)/ Поступление товаров и услуг + сч-ф (комплект)	Поступление денежных документов (если в наименовании товара указаны БИЛЕТЫ)
1.7.	Сч-ф вх (НДС 18%, 10%, 0%)
1.8.	КС-2, КС-3 вх	Сумму указываем по КС-3 по колонке за отчетный период
1.9.	Авансовая сч-ф вх (НДС 18/118%, 10/110%)	Сч-ф полученный (Вид операции - на аванс)	Если компания на УСН, сч-ф убрать в папку Нераспознан-ные процессингом
Авансовые сч/ф за прошлые квартала (уже посчитанные) в нераспознанные.
1.10.	Счет-фактура от банка	Поступление товаров и услуг	Если компания на УСН, сч-ф убрать в папку Нераспознанные процессингом
Крепим скан и к поступлению и к счет-фактуре.
1.11.	Корректировочные счет-фактуры		В папку не распознанные процессингом
1.12.	Счета-фактуры на услуги связи (МТС, Мегафон, Вымпелком, но не Манго)	Поступление товаров и услуг (если компания на УСН, иностранное представ.)/ Поступление товаров и услуг + сч-ф (комплект)	Вкладываем и в поступление, и в счет-фактуру. Вид Оригинала выбираем тот же, что и для счф
1.13.	Счета-фактуры на услуги аренды зданий, помещений, складов	Поступление товаров и услуг (если компания на УСН, иностранное представ.)/ Поступление товаров и услуг + сч-ф (комплект)	Вкладываем и в поступление, и в счет-фактуру.
1.14.	Грузовая таможенная декларация/Декларация на товары + CRM	Поступление товаров и услуг + ГТД по импорту	Скан вкладываем и в поступление и в ГТД
1.15.	Инвойс, либо счет+инвойс		В папку не распознанные процессингом
01.16.	Инвойс ( с комментариями эксперта более 5 позиций)	Поступление товаров и услуг
2.	Реализация товаров и услуг
2.1.	Акт/тн исх (без НДС)	Реализация товаров и услуг (компания на УСН) 35
2.2.	Акт/тн исх (с НДС)	Реализация товаров и услуг + сч-ф (комплект)	!!! Счф исходящий всегда принимаем за Оригинал (не важно откуда пришел документ и есть ли на нем подписи)
2.3.	Сч-ф исх (НДС 18%, 10%)
2.4.	КС-2, КС-3 исх
2.5.	Сч-ф исх (НДС 18/118%, 10/110%)	Сч-ф выданный (Вид операции - на аванс)
3.	Отчет о розничных продажах
3.1.	Журнал кассира-операциониста (КМ-6)	Отчет о розничных продажах (с ПКО)/Приходный-кассовый ордер (для УСН сокращенный сервис)
3.2.	Чеки ККМ (название организации наш клиент)
3.3.	Отчет суточный с гашением (Z-отчет)
3.4.	Приходные и расходные кассовые ордера	Через идентификацию не заводим	Папка нераспознанные процессингом
4.	Авансовый отчет
4.1.	Чеки ККМ (в названии не наш клиент)	Авансовый отчет (сотрудник отчитывается о расходах)
4.2.	Квитанция ПКО (не наш клиент)	Если в названии организации наш клиент Квитанцию удалить
4.3.	Квитанции нотариусов
4.4.	Товарные чеки
4.5.	Корешки авиа и ж/д билетов, билеты на проезд в общественном транспорте
4.6.	Командировочное удостоверение, служебное задание
4.7.	Чеки по оплате патента (иностранных граждан)	Через идентификацию не заводим	Папка нераспознанные процессингом
5.	Договор
5.1.	Договор/Соглашение/Контракт + приложение к договору	Договоры контрагентов	Приложением к договору могут быть акты (но не акты выполненных работ — это поступление/ реализация)
5.2.	Доп. соглашение	Трехсторонние договоры, кладем в не распознанные процессингом.	ГПХ (с физлицами не ИП) в нераспознанные.
5.3.	Договор на аренду помещения (офиса, не склада)	Договоры контрагентов
6.	Отчет агента
6.1.	Если агент сторонняя организация	Отчет комиссионера (агента)
6.2.	Если агент наша организация	Отчет комитенту (принципалу)
7.	Выписка банка
7.1.	Выписка банка + п/п	Выписка банка	Всегда оригинал
7.2.	П/п	Через идентификацию не заводим	Папка нераспознанные процессингом
8.	Ведомости на выплату заработной платы	Через идентификацию не заводим	Папка нераспознанные процессингом

Обычно один документ-основание соответствует одному документу 1С. Однако есть и исключения, они называются "комплекты" (или комплексные документы):

• акт + счет-фактура

• товарная накладная + счет-фактура

• отчет о розничных продажах + Z-отчет

также одним документом являются приложения к авансовому отчету (все чеки, которыми сотрудник отчитывается за ранее выданные ему подотчетные средства).

Вид операции

Данное поле выбирается только в части вводимых документов (в необходимых окошко будет активным).

Всегда заполняется в документах Поступление и Реализация, и никогда в Договорах и Авансовых отчетах.

Основные Виды операций указаны в Таблице "Виды операций".

№	Вид документа	Вид операции
1	Поступление товаров и услуг/Возврат товаров поставщику	Покупка, комиссия
2	Реализация товаров и услуг/Возврат товаров от покупателя	Продажа, комиссия
3	Счет-фактура полученная/выданная	На аванс
4	Отчет о розничных продажах	ККМ
5	Поступление денежных документов	Поступление от поставщика

Дата

Необходимо проставить дату, указанную на документе.

Актуальные документы

Дата документа 1С должна совпадать с датой документа-основания (первичного документа).

Опоздавшие документы

Термин "Опоздавшие документы" применяется тогда, когда клиент передает нам документ за уже закончившийся период, по которому сдана или готовится отчетность. В этой ситуации бухгалтер закрывает период для редактирования и идентификатор не сможет ввести документ в "закрытый" период.

Если через Идентификацию вводят документы с Датой, входящей в закрытый период (по которому бухгалтер уже сдал отчетность или готовит отчетность), непосредственно после поиска в базе идентичных документов (и, если такой не обнаружен), программа автоматически заменяет дату созданного документа на первый день открытого периода. Например, 20-го февраля идентификатор вводит документ, относящийся к 10 октября прошедшего года. Если система не найдет аналогичный в базе в 10м октября, то новый документ будет создан 1 января текущего года.

Дата закрытого периода

Дату закрытого периода можно посмотреть:

Процессинг - Настройки процессинга - Вкладка "Прочие" - "Граница редактирования объектов для ролей".

Идентификатор не имеет права менять дату запрета.

Примеры указания дат

Если в документе "Выписка банка" приведены данные за несколько дней, то ставится дата, по которую сформирована выписка. Например, выписка с 01.01.15 по 30.01.15, а дата последней операции по счету – 28.01.15. При идентификации указывается дата 30.01.15.

Датой Авансового отчета (создания нового авансового отчета) является дата его ввода в базу, то есть сегодняшний день.

Номер

Идентификатор в строку идентификации ставит номер, указанный на первичном документе.

У Авансовых отчетов и Банковских выписок номер проставляется автоматически по порядку, поэтому в колонку номер нудно ставить всегда б/н. Во всех других случаях надо ставить номер, указанный на документе.

Если у идентификатора есть только счет-фактура без накладной, то поиск идентичных будет проведен и по накладным с несовпадающим номером (у накладной и счета-фактуры по одной сделке не всегда совпадают номера). И наоборот — несмотря на номер накладной поиск будет проводиться и среди счетов-фактур. Это связано с тем, что документ "комплектный" ("комплексный").

Сумма

В строке идентификации надо указать общую (финальную) сумму документа.

Есть несколько видов документов, по которым не указывается сумма, например – «Договор», в таком случае в этой колонке ставится 1 (единица). Это положение также относится к авансовым отчетам, выпискам банка.

Это связано с тем, что на вводе при заполнении Договора или Выписки банка, сумма не указывается, поэтому при поиске идентичных, программа не учитывает данный параметр при поиске.

При заполнении Авансового отчета идентификатором проставляется 1 вследствие того, что он не может определить итоговую сумму данного документа (т.к., например, размер суточных, нормы расходов по Клиенту может знать только бухгалтер).

Вид оригинала

В строке идентификации необходимо указать "Вид оригинала".

Если предоставлен комплект документов (например, товарная накладная + счет-фактура), то для каждого документа выбирается свой вид оригинала: "Вид оригинала" и "Вид оригинала комплексн.".

"Виды оригиналов" документов имеют определенную ранжировку в соответствии с "юридической силой".

В системе существует три вида оригиналов:

• "Оригинал" - обеспечивает нам высокую защищенность в суде или ИФНС;

• "Копия / скан" - пониженная защищенность (поскольку по факту мы не видели настоящего документа с "живыми" подписями и печатями);

• "Проект" - невозможно будет представить в инстанции в принципе. В соответствии с этим запрограммирована вся система процессинга.

У комплекта документов "Виды оригиналов" могут не совпадать, например, оригинал накладной + копия счета-фактуры.

Оригинал

Документ, предоставленный клиентом, который наши сотрудники в Москве видели "вживую" и осуществляли его сканировку. Такой документ составлен по правилам Федерального Закона "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ, и имеет синие печать и подпись контрагента.

Данные документы хранятся на общем ресурсе: Z:\ДАУ\Бухучет\[НаименованиеКлиента]\Процессинг\Электронные документы\Сканы с бумаги.

Примеры:

• Если нет подписи ИЛИ печати контрагента (не нашего клиента), мы все равно выбираем Оригинал, поскольку по факту, документ был нам предоставлен Клиентом (мы видели синюю печать или подпись). Но при этом, мы должны проставить замечания (сбоку в окошке замечаний) – "Нет подписи контрагента", чтобы впоследствии Клиент увидел наше замечание и по возможности устранил его.

• Документ может иметь также и другие замечания (например, "Отсутствует расшифровка подписи контрагента"), что не "уменьшает" его оригинальности.

• Если же Клиент изначально предоставил нам копии документов (это можно понять по черным печатям и подписям на документе), то в таком случае мы выбираем вид "Копия/скан". В результате этого, в окошке замечаний по данному документу автоматом встанет галка "В WA не передан оригинал документа", которая также попадет в отчет по документам.

Цель выбора "Оригинала": высокая защищенность и возможность судебной защит! В случае судебных разбирательств, клиент всегда сможет подтвердить факт хозяйственной операции, показав оригинальный документ на бумажном носителе, составленный по всем правилам и имеющий необходимые реквизиты.

Копия / скан

Электронный документ (скан) или ксерокопия, на котором есть печать или подпись контрагента (не нашего клиента, а его контрагента).

Может быть с замечаниями по качеству либо без.

Примеры:

• Документы переданные в электронном виде (по почте или с обменника) – всегда Копия / скан (или же Проект – см. ниже).

• Документы, поступившие в WA в бумажном виде, но имеющие черные подписи и печати – Копия / скан (ни в коем случае не "Оригинал").

Цель выбора "Копия/скана": пониженная защищенность! если кто-либо потребует в суде подтвердить факт хозяйственной операции или налоговая пришлет запрос, то обычно достаточно предоставить копию документа (то есть мы сможем ее напечатать из процессинга). Однако оригинала документа мы не видели и не сможем подтвердить, что копия не смонтирована в Фотошопе.

Проект

Электронный документ любой цветности и качества без печати и подписи контрагента или без печатей, или подписей вообще. Зачастую такие документы приходят в формате Word или Excel.

Подобные документы – это "распоряжение" клиента, не подтвержденная документально. Такой документ нельзя показать налоговой инспекции или в суде.

Замена Вида оригинала

Документом вида "Оригинал" вы без проблем сможете заменить "Копию / скан" и "Проект", опять же это связано с его большей юр. значимостью.

Документом вида "Копия / скан" можно заменить только "Проект".

Документ одного вида можно заменять на документ такого же вида только в случае если у того, который уже прикреплён в базе, проставлены замечания.

Замечания при изменении Вида оригинала

Скан лучшего качества

Если даже у документа не было изначально замечаний, но, например, пришел скан лучшего качества, или ранее отсутствовали подписи и печати нашего клиента, а сейчас документ пришел с ними, нам необходимо заменить скан. В данном случае предварительно заходим в документ и проставляем любое замечаний. Затем, когда в идентификации вбили необходимые данные, нам высвечивается окошко с замечаниями, в котором необходимо снять проставленные замечания. Тем самым программа будет считать, что новый скан более лучшего качества, и позволит вам произвести замену.

WA не передан оригинал

Если вид оригинала указан "Оригинал", а в схожем вид оригинала отличается от "Оригинал", то при установке флага "Идентичный" у документа устраняется (снимается флаг "Не устранено") замечание "WA не передан оригинал".

Особые случаи

Бывают такие случаи, когда из комплекта предоставлен только один документ, например, товарная накладная. В этом случае для Поступления выбираем соответствующий вид оригинала (например, Оригинал), для счет-фактуры будет ставить "Проект" (!!!) поскольку фактически скан документа отсутствует. При подкреплении скана база спросит: "Для одного файла подкрепить или для двух". Выбираем - "Для одного" и прикрепляем к тому документу, скан которого мы фактически имеем.

Если организация является иностранным представительством или применяет УСН, соответственно она не является плательщиком НДС, а значит счет-фактуры для принятия НДС к вычету нам не нужны и в базе мы их не заводим.

По правилам WA, с таких клиентов мы не требуем счет-фактуры. Поступления товаров и услуг в данном случае мы заводим на основании товарных накладных и актов. Но, бывают случаи, когда Клиент предоставляет нам только счет-фактуру. В таком случае мы заводим документ в базе на основании счет-фактуры (поскольку нам в любом случае необходимо зарегистрировать свершившуюся хоз. Операцию).

НО!!! "Вид оригинала" выбираем "Проект". Это связано с тем, что счет-фактура не является основанием для принятия к учету расходов, и, в случае чего, мы не сможем предъявить документ, распечатав его из базы, и фактически мы его не видели.

ИНН/Наименование контрагента

Общее правило: Компанию-контрагента лучше выбирать по ИНН, т.к. он уникален.

Если при каких-то обстоятельствах ИНН на документе не указан (например, на акте обычно бывает только название компании), то можно использовать название организации (поиск происходит уже по первым трем символам названия).

При указании ИНН/Наименования, происходит поиск контрагентов среди уже имеющихся в базе и выводится список найденных. Если в списке есть помеченные на удаление позиции, то рядом появляется типовая картинка помеченных на удаление объектов. Если выбрать вручную помеченного на удаление клиента, то появится типовое сообщение об этом. Соответственно, выбор надо делать ТОЛЬКО среди актуальных, не помеченных на удаление контрагентов.

Если выпадает несколько контрагентов с одинаковыми наименованиями, надо выбирать первый из списка.

Анализ схожих документов

После ввода вышеуказанных реквизитов отсканированного документа, документ "Идентификация" производит поиск в БД на предмет наличия ранее введенных документов, идентичных или схожих (по набору реквизитов). Результат поиска идентичных или схожих документов располагается в нижней части документа "Идентификация" и представлен в виде списка схожих документов с условной степенью их "схожести", измеряемой в процентах (%). Если идентичных или схожих документов не обнаружено, то результат поиска может оставаться пустым.

Если исходный документ был в валюте или в условных единицах, то данные в рублевом эквиваленте в базе и в первичном документе могут немного не совпадать из-за колебаний курсов и округлений. Система поищет похожий документ в валюте (у.е.) и, если найдет похожий, подсветит его красным. При появлении такого документа в списке схожих рекомендуется открыть его и визуально сравнить уже приложенный скан с идентифицируемым документом.

Варианты работы с окном "Схожие документы":

• Если система среди подобранных вариантов предложила полностью идентичный — его надо пометить галочкой "Идентичный".

• Если система показывает схожий документ, но Идентификатор не уверен, что это Идентичный, например, сходится все, кроме суммы или даты, необходимо поставить галочку в колонке "Сомневаюсь" напротив похожего документа. Далее процесс работы со схожими описан в разделе «Форма процессинга».

• При выборе "Все отличаются" будет создан новый документ.

Замечания к документу

При создании нового документа или подтягивании идентичного можно указать / устранить замечания.

Если для нового документа в поле "Вид оригинала" указано "Оригинал" или у идентичного документа вид "Оригинал", тогда появится окно с вопросом:

Если выбрать "Да", откроется окно "Замечания к документу...", в котором необходимо отметить флагами актуальные замечания или снять устраненные замечания

ВАЖНО: замечание "В WA не передан оригинал документа" будет снято ("Устранено")

Если для нового документа в поле "Вид оригинала" указано "Копия / скан" или "Проект" или у идентичного документа вид "Копия / скан" или "Проект" тогда окно "Замечания к документу..." откроется автоматически

ВАЖНО: замечание "В WA не передан оригинал документа" будет установлено как "не устранено", остальные замечания (если они есть) необходимо отметить флагами.

Создание документов

После уточнения наличия замечаний система создаст новый документ, согласно введенным данным или подтянет существующий документ в случае, если в схожих указано "Идентичный". Если идентифицируется комплексный документ, и в системе найден один из них, то при установке "Идентичный" система создаст недостающий документ.

К созданному / созданным / схожим документу(там) необходимо прикрепить Скан. Если у документа в строке "Скан" есть символ "скрепки", то к документу прикреплен скан.

Вложение файлов

В документ можно вложить файлы со следующими расширениями:

• *.txt

• *.doc

• *.dox

• *.docx

• *.pdf

• *.xls

• *.xlsx

• *.xlsx

• *.ods

• *.odt

• *.jpg

• *.jpeg

• *.tif

• *.png

Вложение файлов через значок "Выбрать"

Необходимо нажать на кнопку "Выбрать" в соответствующей строке Идентификации, далее откроется стандартный проводник для выбора файла из сохраненных документов. Файл можно выбрать дважды, нажав на него левой кнопкой мыши или нажав на кнопку "Открыть", далее скан прикрепится к выбранному документу (появится символ "скрепки")

Если в строке идентификации комплект документов, то система спросит: "Файл вложить для двух документов или для одного?"

Вложение файлов через "Файловый навигатор"

При нажатии на кнопку "Показать/Скрыть файловый навигатор" откроется список файлов, хранящихся в папке клиента, указанной в настройках процессинга.

Файл можно прикрепить к документу, перетащив из "Проводника" в ячейку "Скан".

Если в строке идентификации комплект документов, то система спросит: "Вложить скан для двух документов или для одного?", а также можно выбрать "Поворот скана" и нужно ли после прикрепления удалить файл скана. После выбора требуемых опций необходимо нажать на кнопку "Принять" и скан прикрепится к выбранным документам (появится символ "скрепки")

Склейка

Склеить можно файлы между собой если оба документа формата pdf

Перед склеиванием обязательно надо проверить настройку сканирования (описание в соответствующем разделе).

Склейка происходит при повторной попытке выложить файл из навигатора, система задаст вопрос, нужно "Склеить файлы" или "Заменить на новый", для одного или двух документов (если комплексный), нужен ли поворот. После выбора необходимо нажать на кнопку "Принять".

Проведение Идентификации

В момент проведения документ "Идентификация" создает записи в Регистре сведений "Операции по документам" о необходимости проведения процедур Проверки/Сверки/Ввода документа ответственными, указанными в настройках Профиля клиента.